Gestión del tiempo: estrategias para un día de alto rendimiento
Uno de los desafíos recurrentes entre emprendedores es la constante sensación de que el tiempo se les escapa de las manos. Con reuniones, prospección, correos electrónicos y una interminable lista de pendientes, es habitual que la semana pase en un abrir y cerrar de ojos. Pero, ¿es esta sensación de correr siempre contra el reloj algo normal? ¿Existen acciones que se puedan tomar para evitar vivir siempre al límite?
La respuesta rápida es sí, por lo que es importante que conozcas las estrategias que pueden ayudarte no solo a aumentar la productividad de tu tiempo, sino también a elegir las que mejor se adapten a tus fortalezas, habilidades y forma de trabajar.
Primer estrategia: planificación temprana
Si eres de los que prefiere madrugar, al igual que quienes siguen las recomendaciones del libro «El club de las 5 de la mañana», esta estrategia puede ser la ideal para ti.
Comenzar temprano te permite aprovechar la tranquilidad de la mañana para reflexionar y establecer metas y prioridades claras. Con este enfoque, organizas mejor tus tareas y te aseguras de abordar las actividades más importantes antes de que lleguen las distracciones, lo que contribuye a que tengas un día de alto rendimiento y eficiencia. Y ¿cómo se vería esto exactamente?
5:00 a. m. - Despertar y hacer ejercicio.
5:30 a. m. - Planificar tus metas del día.
6:00 a. m. - Trabajar en las tareas más importantes sin distracciones.
7:30 a. m. - Desayunar y revisar correos electrónicos prioritarios.
8:00 a. m. - Planificar tus tareas para el resto del día.
9:00 a. m. - Arrancar con las reuniones y la colaboración con colegas o clientes.
Segunda estrategia: trabajar por bloques de tiempo
Esta estrategia consiste en dividir tu día en segmentos específicos para tareas similares o relacionadas, lo que te permite concentrarte plenamente en un tipo de tarea a la vez, sin perder tiempo cambiando de contexto constantemente. Para optimizar aún más esta estrategia puedes combinarla con la técnica Pomodoro, que implica trabajar en intervalos de 25 minutos seguidos de descansos de 5 minutos.
Si alineas tus bloques de trabajo con estos intervalos, puedes gestionar de manera efectiva tu energía y concentración, una combinación que resulta especialmente eficiente para lograr mantener un alto rendimiento a lo largo del día. ¿Cómo se vería esto en un día normal de trabajo?
Bloque 1
8:00 a. m. - 8:25 a. m.
Responder correos electrónicos
Descanso
8:25 a. m. - 8:30 a. m.
Bloque 2
8:30 a. m. - 8:55 a. m.
Reunión de equipo
Descanso
8:55 a. m. - 9:00 a. m.
Bloque 3
9:15 a. m. - 9:40 a. m.
Trabajar en pitch de venta
El principio de los dos minutos se asemeja a la conocida frase: «No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy», ya que se basa en abordar de inmediato cualquier tarea que puedas completar en dos minutos o menos. La lógica detrás de este enfoque es simple: si una tarea es lo bastante pequeña como para completarla en unos minutos no la postergues y hazla.
Porque al eliminar eficazmente las tareas urgentes o menores de tu lista de pendientes, liberas energía y espacio para abordar actividades de mayor relevancia o impacto para tu negocio.
Ejemplo:
Imagina que estás trabajando y recibes un correo que requiere una respuesta breve. Según el principio de los dos minutos, en lugar de posponerlo para después, le dedicas un minuto a redactar y enviar la respuesta de inmediato. Esto te permite ocuparte de esa pequeña tarea en ese momento, en lugar de acumularla en tu bandeja de entrada y perder más tiempo al tener que volver a ella más tarde.
Cuarta estrategia: delegar y automatizar
Ya sea que cuentes con un equipo de trabajo o trabajes por cuenta propia, dos estrategias claves para gestionar mejor tu tiempo son la delegación y la automatización de procesos. La primera implica delegar tareas que pueden ser realizadas por otros, ya sea por tu equipo o contratando servicios externos.
Ejemplo
Si gestionas una tienda en línea, en lugar de encargarte personalmente del servicio al cliente, delegas esta tarea a un miembro de tu equipo mientras tú te enfocas en la estrategia de marketing y el crecimiento del negocio.
Por otro lado, la automatización mediante herramientas y software adecuados te permite eliminar tareas repetitivas, y a menudo tediosas, ahorrándote tiempo valioso. Pero ¿cómo se ve la automatización en una tarea recurrente?
Ejemplo
Supongamos que tienes que gestionar el seguimiento de facturas y pagos. En lugar de hacerlo de forma manual, puedes aprovechar un software de contabilidad que automatice este proceso. Esto no solo te ahorra tiempo, sino que también simplifica la gestión financiera al enviarte automáticamente recordatorios cuando sea necesario.
Quinta estrategia: construir una red de apoyo sólida
No olvidemos que una estrategia clave para gestionar tu tiempo de manera efectiva, especialmente como emprendedor, es construir una red de apoyo sólida. Esto implica conectar con otros emprendedores, ya sea a través de eventos locales, grupos de networking, asociaciones empresariales o incluso plataformas en línea diseñadas para conectar a profesionales. Estos entornos te ofrecen la oportunidad de conocer a personas con diversas experiencias y conocimientos que pueden ser valiosos para tu emprendimiento.
Además, cuando te relacionas con otros dueños de negocio obtienes consejos, soluciones y estrategias probadas, lo que puede ayudarte a evitar errores costosos u optimizar tus propios procesos. Así puedes perfeccionar tus métodos de trabajo y fortalecer la comunidad emprendedora, generando un ambiente de crecimiento mutuo y éxito compartido.
En resumen, esta red de apoyo es como una superherramienta que te ayuda a trabajar mejor, gestionar tu tiempo de manera más eficiente y tener un desempeño óptimo en tu emprendimiento.