En esta ocasión nos acompañó Alfredo Pequeño, director de Datos (Chief Data Officer) en Regional, empresa que integra a Banregio, Hey Banco, y Start, habilitando la estrategia mediante el Gobierno de Datos e Inteligencia artificial.

Contando con 34 años de experiencia profesional en TI y Banca, él es apasionado del uso de la información y su enfoque es que las empresas tomen decisiones guiadas por datos.

Hoy nos habla de la importancia de pasar de la toma de decisiones tradicional a una toma de decisiones guiada por los datos.

La Era del Comercio Digital

El internet es un invento que ha tenido impacto en cada faceta de nuestras vidas desde la manera en la interactuamos socialmente, el acceso a información y a nivel global e incluso el cómo se manejan los negocios.

Tradicionalmente los negocios a la hora de querer generar más valor todavía se toma decisiones en base crear necesidades y que la experiencia del cliente se tenga que adaptar a cómo opera el negocio.

Ahora en la era digital, se genera todo un océano de información a la disposición tanto del cliente como del negocio. Esto cambia completamente el panorama del cliente dándole más control y permitiéndole buscar una experiencia acorde a sus necesidades. Es imperativo para el negocio poder adaptarse a este nuevo ecosistema.

Uno de los conceptos más importantes en este tema es la omnicanalidad que se refiere a tener presencia digital a través de varios medios tanto físicos como digitales. El uso de herramientas como redes sociales y tiendas virtuales son importantes para generar presencia y sobrevivir en el nuevo ecosistema.

Otra forma de adaptarse al nuevo ecosistema es cambiar el proceso de toma de decisiones en el negocio a uno guiada por los datos. Pues bien, si el océano de datos puede beneficiar al cliente, puede también beneficiar al negocio.

La Toma de Decisiones Clásica

En muchas empresas de hoy en día se usa un proceso de toma de decisiones que se le podría llamar el método clásico. En este modelo se define y analiza un problema, se proponen y evalúan alternativas de solución y se aplican.

En este proceso existen dos tipos de decisiones: Programadas y no Programadas.

Las decisiones Programadas son decisiones que ya se esperan tomar, son una rutina operativa estándar y son basadas en hábitos y experiencia y tomando en cuenta estructuras de la organización tales como expectativas comunes, sistemas de subobjetivos y canales de información bien definidos. 

Estas tal vez no siempre sean urgentes, pero se tienen que llevar a cabo.

Las decisiones No Programadas son casos de emergencias, como bien lo vivimos recientemente en la pandemia. Estas son basadas más en criterio e intuición. 

En las grandes empresas se entrenan a los ejecutivos rigurosamente para poder ser capaces de tomar este tipo de decisiones.

La Toma de Decisiones en base a Datos

La importancia de la información es algo que trasciende el tiempo. Como bien dijo Francis Bacon en el siglo XVI: “El Conocimiento es Poder.”

Entre los activos que tiene una empresa, la información es un activo intangible invaluable. Los datos nos dicen cómo manejar nuestro negocio. Esta información son todos los datos con respecto a las operaciones de la empresa:

• Estados Financieros
  Reportes de gastos y ganancias
  Costos de Operaciones
• Personas
  Clientes
  Avales
  Prospectos
  Equipo
• Operación
  Transacciones
  Accesos
  Localidades
  Proveedores
  Procesos
  

Estos se encuentran en formatos de sistemas de información, archivos físicos como solicitudes y contratos y archivos digitales como hojas de cálculo, documentos de texto, y presentaciones.

Y como todo activo en una empresa, se les puede sacar un valor.

El análisis de datos es un proceso para sacar valor a la información, ya sea con estudios de mercado y tendencias o usándolos para eficientizar o mejorar la producción o servicios o innovar en el mercado.

Como todo activo estos tienen que ser bien resguardados. Los datos son fáciles de manipular, dispersar, publicar y robar. Es esencial centralizar el cuidado y retención de los datos para asegurar su seguridad ya que el robo de datos puede darle una ventaja estratégica a la competencia o poner en riesgo las operaciones del negocio.

Hoy en día, las compañías digitales y redes sociales están constantemente acumulando datos del consumidor. Esto significa que los estudios de mercado empiezan a ver más que áreas y segmentos y empiezan a ver desde el individuo y usar datos de consumo de cada individuo para segmentar y estudiar mercados.

Esto permite que las empresas puedan tener productos personalizados y una atención al cliente directa y sin filtros haciendo la experiencia del usuario más cercana y personal.

Esto nos da un nuevo proceso de toma de decisiones cuyos puntos más importantes son:

Las decisiones programadas se hacen a base de modelos matemáticos que hacen simulaciones por computadora donde se observan los comportamientos en varios escenarios dentro de ciertas variables.

Entonces las decisiones son tomadas en base a un modelo de comportamiento donde vas a tener mejores posibilidades de éxito que si las decisiones son tomadas bajo el juicio de una persona o un grupo de personas.

A través del análisis matemático podemos tener modelos de predicción y prescripción obtenidos gracias al procesamiento de grandes cantidades de datos que sobrepasan la capacidad de análisis de un ser humano. 

Es esencial recalcar que esto es una herramienta para generar escenarios y que la decisión final recae en el negocio. En el tema de decisiones no programadas, por ejemplo, se pueden usar programas computacionales para el apoyo de decisiones humanas.

Para esto necesitamos que nuestra organización sea Guiada por los datos. Esto significa que nuestras decisiones las soportemos con información para que nuestra probabilidad de acierto sea mayor.

• Recolección de Datos Inteligente: Esto quiere decir no recolectar datos de manera indiscriminada o aleatoria. Buscar que los datos que conseguimos sean relevantes a las necesidades de la empresa. Por ejemplo, el tipo de clientes que tengo, como los perfilo, en que plataforma debería enfocar mis campañas virtuales.
• Valoraciones exitosas de los Datos: Que me ayuden a ver cómo están mis gastos, que me ayuden a comparar mi desempeño en la industria, o si ha habido cambios en las ganancias de la empresa poder encontrar razones y soluciones
• Datos Accionables: Osease que sean datos sobre los cuales uno se pueda basar para tomar acciones a favor del crecimiento del negocio.
• Proactivos en vez de Reactivos: Al usar información para tomar decisiones podemos más fácilmente ver patrones y prevenir posibles problemas en vez de tener que arreglarlos una vez que sucedan
• Visión Holística: Al buscar datos es esencial tener una visión de mi negocio y todo lo que abarca. Saber cuáles son las fortalezas y virtudes de tu negocio y buscar datos para mejorar sobre eso.
• Revele y Exponga Errores e Inexactitudes: así mismo también puede ayudar a revelar y exponer errores que tengamos y que no estén a simple vista.

Los Pasos hacia el Futuro

Con todos los cambios actuales en la manera en la que se manejan los negocios y viendo todo lo anterior surge entonces la pregunta: ¿Qué hacemos?

Pequeña y micro empresa

Para la micro y pequeña empresa la captura, administración, y análisis de datos son primordiales para llegar a ser sostenible, así como para fomentar el crecimiento a través de la toma de decisiones efectivas. 

Incluso los más pequeños ajustes y soluciones pueden dar paso a grandes cambios.

Capacidades:

Administración de Datos

Por más pocos o irrelevantes que puedan parecer, sí hay ciertos controles de información. Hay que pagar impuestos, locales, y servicios. Hay que comprar o crear productos y venderlos. Hay que comprar tal vez cierta materia prima para crear inventario. Existen muchos datos que mantener ordenados y organizados.

Análisis de Datos

Uno tiene que poder diferenciar que información es para operar o supervisar mi negocio y que información sirve para tomar decisiones para que el negocio sea sustentable y pueda seguir operando.

Si ya tengo toda esta información, puedo usarla para mapear mi negocio y ver como lo puedo mejorar.

Automatización

A la medida de ser posible, empezar a contemplar medidas automatización. Puede ser algo tan simple como: si la caja registradora ya es una computadora, tener un programa que pueda organizar los productos vendidos, comparar ventas contra el inventario, o y analizar que productos están generando mayores ventas o tienen más flujo.

Herramientas:

Uso de la Nube

Esta es útil para almacenar grandes cantidades datos del negocio y hacerlos accesibles desde cualquier parte en especial datos de operación. Incluso uno ya no necesita tener a fuerzas una computadora cara, cualquier laptop o tableta puede usarse para acceder y alterar los datos sin mucha carga al aparato. 

Y esta se ha vuelto altamente accesible incluso para pequeños negocios en términos de costo o facilidad de uso.

Análisis de Datos

Para el análisis de datos hay varias opciones tales como Hojas de Cálculo, así como Paquetes y aplicaciones financieros y de estadística.

Automatización

Así mismo existen ya paquetes y aplicaciones de contabilidad de ayudan en el proceso de captura y análisis de datos. así mismo las plataformas digitales ya hacen captura de datos de las campañas de marketing que son fáciles de leer e interpretar.

Medianas y Grandes Empresas

Cuando una empresa sobrepasa los cien empleados, el proceso y la prioridad de la captura, administración, y análisis de datos cambia, así como las necesidades de seguridad ya que esto se vuelve mucho más complejo.

El dato siendo un activo, ya no es permisible que este desorganizado o expuesto. Se vuelve importante implementar una Estrategia de Datos.

Data Government:

Significa tener administrado el dato para que este seguro, sea confiable, que tenga calidad, que esté disponible, vigente, accesible, etc.

Existen muchos marcos de referencia para este proceso como lo es el siguiente llamado DAMA (Data Management)

Este es un marco de referencia para saber cuáles son las tareas o los rubros necesarios para guiar hacia un buen manejo de datos.

Se vuelve necesario también tener alguien que se encargue de ejecutar y supervisar esta estrategia de datos, que vendría siendo el Chief Data Officer. 

Para esté, su función principal es la utilización de la información de la institución como un activo, a través del procesamiento, análisis, minería de datos así como el intercambio de información entre otros medios.

Capacidades:

Big Data

Es necesario tener la capacidad de obtener y analizar grandes cantidades de datos. Se vuelve esencial tener Ingenieros y Arquitectos de Datos, es decir gente que sea especialista en que toda la información que vaya entrando se pueda guardar, acomodar, y utilizar de una manera organizada y eficiente.

Analítica Avanzada

Es necesario tener Científicos de Datos, gente que sepa de estadística y que pueda crear modelos matemáticos digitalmente. ¿Por qué digitalmente? Porque ahora se utilizan cantidades de datos gigantes que se tienen que analizar desde varios puntos.

Automatización

Igualmente es necesario tener Ingenieros y Arquitectos de Software que puedan a base de las necesidades de la empresa puedan crear sistemas computacionales para facilitar la captura y organización de datos de acuerdo con las necesidades específicas de la empresa.

Esto permite ser eficiente y poder dar al cliente resultados rápidos y de calidad.

Herramientas:

Big Data

Aquí se vuelve necesario tener herramientas para poder manejar bases de datos internos, que permitan almacenar y acceder datos de una manera fácil, eficiente y segura.

Analítica Avanzada

El uso de lenguajes de programación como Python, que permitan la creación de dichos modelos matemáticos.

Automatización

Micro servidores y contenedores para manejar arquitecturas de datos mucho más complejas.

La Herramienta de la Adaptación

Tanto en la naturaleza como en los negocios podemos ver constantes cambios en los ecosistemas. Por mas pequeño que pueda parecer un cambio puede tener una consecuencia a nivel global y llevar a eventos de extinción masiva.

La máxima herramienta de supervivencia en cualquier entorno es entonces la capacidad de adaptarse. 

El emprendimiento de un negocio lleva inherentemente la toma de decisiones, y el saber tomar decisiones es determinara la supervivencia del negocio y por eso es que los datos son tan importantes, entre mas datos tenga uno a su disposición mejor puede evaluar su entorno o las dimensiones de un problema para poder tomar las decisiones más efectivas.

La época digital nos ha dado acceso a un sin fin de datos, así como las herramientas para poder utilizarlos de manera más optima. Tomar los pasos para utilizar todo lo que el nuevo ecosistema de negocios ha puesto en nuestras manos es el primer paso para asegurar la supervivencia y crecimiento de nuestro negocio.

Si quieres aprender más sobre toma de decisiones en base a datos te invitamos a ver la masterclass de Alfredo Pequeño aquí y a participar en el programa de mentoría Banregio.